Czy outsourcing IT się opłaca? Kalkulacja kosztów wewnętrznego wsparcia IT w porównaniu z outsourcingiem IT.

Outsourcing IT staje się coraz częściej stosowaną praktyką – również w małych i średnich firmach. Wszystko dzięki temu iż pozwala on zaoszczędzić na wydatkach. Czy w rzeczywistości jednak się to opłaca? Przeczytaj artykuł i poznaj odpowiedź na to pytanie. Zdradzamy również, jakie są zalety i wady outsourcingu IT.

Outsourcing IT – wady i zalety

Nie bez powodu outsourcing IT stał się jedną z trzech najczęściej stosowanych form outsourcingu. Pozwala on bowiem nie tylko usprawnić procesy, ale i lepiej zarządzać specjalistyczną wiedzą. Przede wszystkim jednak sprowadza się on do ograniczenia zbędnych wydatków, co korzystnie wpływa na budżet. Co więcej, stosowanie outsourcingu pomogło wielu firmom wyjść na prowadzenie. To jednak dopiero początek jego zalet. 

Zalety outsourcingu IT

Istnieje wiele zalet i wad outsourcingu IT . Na przykład małe firmy, które chcą uzyskać dostęp do najnowszych technologii, mogą nie mieć możliwości wdrożenia wymaganego sprzętu i oprogramowania. Z drugiej strony duże przedsiębiorstwa mogą chcieć odciążyć określone zadania informatyczne, aby odciążyć swój wewnętrzny personel. Do największych zalet outsourcingu IT należą: 

• Większa kontrola kosztów IT – naturalnym następstwem w przedsiębiorstwach rozwijających się, jest zwiększenie ich potrzeb informatycznych. Outrourcing IT ma więc na celu zoptymalizowanie wszystkich kosztów pracy w taki sposób, by były one jak najbardziej opłacalne. Dodatkową jego zaletą jest też możliwość uniknięcia wielu awarii IT, które mogą wiązać się z kosztownymi naprawami.
• Większa produktywność i wydajność pracowników – celem outsourcingu IT jest dotarcie do profesjonalistów, którzy znają się na swojej pracy, jak mało kto. To z kolei zwiększa ich wydajność oraz pozwala wdrażać w firmie najnowsze technologie. Mowa tu m.in. o automatyzacji zakładów pracy, co w efekcie wpływa na większe zyski.
• Napędzaniu wzrostu przedsiębiorstwa – właściciele MŚP bardzo często skupiają się na tych aspektach prowadzenia firmy, które odciągają ich od tego, co ważne. Outsourcingu IT pozwala więc biznesmenom skoncentrować się na rozwoju firmy.
• Bezpieczeństwo w sieci – wbrew powszechnemu przekonaniu dotyczy to nie tylko te przedsiębiorstwa, które mają do czynienia z poufnymi danymi informacjami. Z każdym kolejnym rokiem wzrasta ilość ataków hakerskich, a samo korzystanie z antywirusa nie jest już wystarczające. Dlatego też, aby uchronić się przed naruszeniami danych, warto pomyśleć o zatrudnieniu eksperta IT.
• Brak luk w zakresie IT – kolejną zaletą outsourcingu IT jest to, że pogłębia on w firmie organizację od strony informatycznej. W efekcie więc pomoże on w przyszłości uniknąć wielu problemów oraz wypracować schematy działania, które usprawnią funkcjonowanie firmy.
• Mniejsze prawdopodobieństwo złamania przepisów – wbrew pozorom dotyczy to nie tylko firm, które mają do czynienia z tzw. danymi wrażliwymi. Istnieje bowiem wiele przepisów, w tym również i RODO, które nakładają na właścicieli i pracowników firm obowiązek ochrony danych klientów. Ich nieprzestrzeganie niesie za sobą olbrzymie akry pieniężne. Na szczęście z pomocą outsourcingu IT, który pomoże dotrzymać w firmie standardów zgodności danych, można ich w porę uniknąć. 

Niestety jednak pomimo wielu zalet, outsourcing IT nie jest pozbawiony wad. I choć niewątpliwie jest ich znacznie mniej niż plusów korzystania z outsourcingu – warto je wziąć pod uwagę. Wśród największych wad outsourcingu IT wymienia się najczęściej utratę kontroli nad działem IT w firmie. W ramach outsourcingu IT oddaje się bowiem ten dział pod kontrolę firmie zewnętrznej. Oczywiście wiąże się to też z ryzykiem, że firma ta może naruszyć  poufność i bezpieczeństwo danych klientów. Z drugiej jednak strony równie dobrze może to nastąpić firmie, która sama się tym zajmuje.

Nie sposób także nie zauważyć, że outsourcing IT ma duży wpływ na morale pracowników. Nikt nie lubi, gdy jego praca jest nadzorowana. W połączeniu z wiszącą nad miejscem pracy groźbą redukcji etatów – nastroje w firmie mogą zmienić się nie do poznania. Biorąc jednak pod uwagę, że zmiany te prowadzą do zoptymalizowania procesów w firmie – z pewnością skorzystają na tym także i pracownicy. Ostatnią z wad outsourcingu IT jest brak zobowiązania dotyczącego poziomów usług oraz brak elastyczności umowy SLA. Dlatego też korzystając z usług outsourcingu warto, zwracać się do rzetelnych dostawców.

Wewnętrzne wsparcie IT czy outsourcing IT?

Rosnącą popularność outsourcingu IT tkwi w obietnicach, jakie słyszy się od dostawców tej usługi. Najczęściej są to większa wydajność, lepsze bezpieczeństwo oraz mniejsze koszty. I to właśnie pieniądze są argumentem, który za wdrożeniem outsourcingu IT przemawia najbardziej. Jak się również okazuje, nie są to puste obietnice bez pokrycia. Z pomocą zewnętrznej firmy można bowiem wykryć wszelkie nieprawidłowości, które generują dodatkowe koszty. Oczywiście im więcej się zapłaci specjaliście, tym większych efektów można się spodziewać.

Jest tak ponieważ rynek usług IT jest bardzo zróżnicowany pod względem umiejętności osób, jakie w tej branży świadczą swoje usługi. Świetnym tego przykładem są Stany Zjednoczone, gdzie wykształciły się 3–4 różne typy specjalistów IT. Można ich podzielić na tych początkujących, średniozaawansowanych, zaawansowanych oraz tych, którzy oferują bardziej specjalistyczne umiejętności. Jednak nawet początkujący outsourcingowcy IT posiadają większy zakres wiedzy niż przeciętny pracownik informatyki, którego zatrudnia się w większości firm

A jak to wygląda pod względem wydatków? Choć unika się kosztów pracownika IT, firma w dalszym ciągu będzie musiała wyznaczyć, kto będzie nadzorował dostawcę IT. Choć nie wymaga to stworzenia oddzielnego etatu, w dalszym ciągu może to pochłaniać nawet do 25% czasu pracownika, który się tym zajmie. Kluczowy jest także wybór właściwego zestawu narzędzi. Wdrożenie outsourcingu IT wymaga bowiem wielu licencji oraz konfiguracji – Samo wykupienie narzędzi do hostowania to jeszcze nie wszystko. Konieczna będzie także ich konfiguracja. Dzięki temu jednak będą one ustawione w taki sposób, by usprawniły działanie całej firmy. Nie ulega więc wątpliwości, że dobrze zaimplementowany zestaw narzędzi jest ważną inwestycją.

Kolejnym argumentem przemawiającym za wdrożeniem outsourcingu IT jest uprawnienie zarządzania system informatycznym. Dotyczy to zwłaszcza dużych firm, w których zatrudnia się kilku pracowników, zajmujących się informatyką. Z pomocą outsourcingu można zautomatyzować typowe zadania oraz ujednolicić procedury postępowania. To z kolei prowadzi do zwiększenia wydajności IT. Do wydatków związanych z outsourcingiem w firmie należy doliczyć także koszt rekrutacji. Biorąc pod uwagę prawie zerowe bezrobocie wśród specjalistów IT – znalezienie odpowiedniego kandydata może trochę potrwać.

Kiedy outsourcing IT się opłaca?

Outsourcing IT to niezwykle przydatna usługa. Jednak najbardziej opłaci się ona firmom, w których pracę komputerową wykonuje minimum 60 pracowników. Zgodnie z tzw. zasadą 70–1 to właśnie wtedy zatrudnienie zewnętrznej firmy IT staje się opłacalne. W miejscach pracy, w których na komputerach nie pracuje aż tyle osób, z pewnością sprawdzi się pracownika pełnoetatowy. Nie oznacza to jednak, że małe przedsiębiorstwa nie powinny korzystać z usług firm outsourcingowych. Wręcz przeciwnie! Wiele z nich decyduje się na wdrożenie outsourcingu IT dla wzmocnienia bezpieczeństwa, usprawnienia procesów lub dla zwiększenia jakości swoich usług. Nie możemy zapominać o urlopach, dniach chorobowych i innych incydentach, którą mogę dotknąć pracownika IT, oczywiście w tej cenie nie zdobędziemy eksperta a osobę będącą na pierwszej i drugiej linii wsparcia.

Co więcej outsourcing IT z powodzeniem sprawdzi się także w przedsiębiorstwach zatrudniających od 70 do 1000 pracowników. Może się on okazać niezwykle opłacalny ze względu na to, że zapewnia on dostęp do wielu umiejętności, które wykraczają poza zakres wiedzy wewnętrznego pracownika IT. Każdy dobry dostawca tej usługi posiada dostęp do własnych narzędzi, co sprawia, że nie trzeba za nie dopłacać. Zwłaszcza ze względu na to, iż najlepsi dostawcy na rynku zapewniają własny system zgłoszeń, automatyzacji procesów, czy monitorowania infrastruktury.

Z kolei firmy, w których zatrudnia się powyżej 1 000 użytkowników komputerów, powinny dążyć do tego, by stworzyć zespół własnych specjalistów. W tak dużych przedsiębiorstwach zaleca się bowiem stworzenie grupy ekspertów, którzy będą proaktywnie zarządzać ryzykiem. Oczywiście istnieją firmy, które na tym etapie decydują się na zlecenie outsourcingu, aczkolwiek wtedy w grę wchodzi strategia, a nie obniżenie kosztów. Może się nawet okazać, że wdrożenie outsourcingu IT będzie znacznie droższe. Firmy, które na to się decydują, liczą się jednak z taki ryzykiem. W zamian mogą bowiem wykorzystać outsourcing do wzmocnienia swojej pozycji na rynku i wyprzedzenia konkurencji.

Podsumowanie

Outsourcing IT dla firm wcale nie musi być drogi. W wielu przedsiębiorstwach można to bowiem zrobić za koszty mniejsze niż te związane z zatrudnieniem pracownika IT na pełen etat, zapewniając sobie jednocześnie stały dostęp do usługi i dostęp do kompetencji różnego zakresu. Aby jednak inwestycja ta była najbardziej opłacalna, zdaniem specjalistów najbardziej poleca się to firmom, w których na komputerach pracuje minimum 70 pracowników. Nie znaczy to jednak, że nie warto po niego sięgać w przypadku mniejszych lub większych firm. W tym przypadku trudno jednak mówić o zwiększeniu opłacalności IT w firmie. Warto jednak zrobić to ze względu na korzyści takie jak: wzrost bezpieczeństwa, automatyzacja procesów oraz większa wydajność. Rozglądając się za outsourcingiem IT dla firmy, warto jednak pamiętać o tym, że jakość i zakres usług wzrastają wraz z tym, im więcej planuje się na to wydać. Ciężko nie zauważyć, że jest to inwestycja w przyszłość przedsiębiorstwa. Nie warto więc przesadnie oszczędzać.