Zaczynamy?
Dataone Business Solutions Sp. z o. o.
Aleje Jerozolimskie 25/21,
00-508 Warszawa
NIP: 1133049655
zbyszek@dataone.pl
+48 515 453 151
Voice AI · Edukacja · Automatyzacja Rekrutacji
Głosowy Agent AI Zastąpił Recepcjonistów w 80 Szkołach
ElevenLabs + lokalny LLM + N8N — automatyczna rekrutacja uczniów przez telefon, klasyfikacja do klas i grupowe terminy spotkań dla rodziców
Historia sukcesu: Jak 80 szkół przestało potrzebować recepcjonistów do rekrutacji
"Wyobraź sobie sieć 80 szkół rozsianych po całej Polsce. Każdego roku, w sezonie rekrutacyjnym, setki rodziców dzwonią z pytaniami: do której klasy trafi moje dziecko? Kiedy jest termin spotkania? Jakie dokumenty przygotować? W każdej placówce musiała być osoba, która odbiera telefon, zadaje pytania, wpisuje dane do grafiku i odsyła rodziców na właściwy termin. Przy 80 szkołach to 80 etatów zaangażowanych w powtarzalną, schematyczną pracę — przez kilka tygodni w roku. Poza sezonem rekrutacyjnym te same osoby siedziały bezczynnie, a szkoły płaciły za gotowość. Zarząd sieci szukał rozwiązania, które obsłuży całą rekrutację automatycznie, bez angażowania ludzi do odbierania telefonów, a jednocześnie będzie brzmiało naturalnie i profesjonalnie — tak, żeby rodzic nie czuł, że rozmawia z robotem."
Wyzwanie Biznesowe
Sieć 80 szkół w Polsce stała przed wyzwaniem skalowalnej obsługi procesu rekrutacji uczniów. Każdego roku, w kilkutygodniowym oknie rekrutacyjnym, każda placówka odbierała od kilkudziesięciu do kilkuset telefonów od rodziców zainteresowanych zapisaniem dziecka. Rozmowy były powtarzalne i schematyczne: zebranie danych o dziecku (wiek, poziom, preferencje), klasyfikacja do odpowiedniej klasy lub grupy, wyznaczenie terminu spotkania informacyjnego dla rodziców.
Problem polegał na tym, że każda szkoła musiała mieć dedykowaną osobę do obsługi telefonów — co przy 80 placówkach generowało ogromne koszty operacyjne. Dodatkowo, poza godzinami pracy szkoły, telefony pozostawały bez odpowiedzi, co powodowało utratę zainteresowanych rodziców na rzecz konkurencji. Brak centralnego systemu uniemożliwiał też zarządowi sieci monitorowanie postępów rekrutacji w czasie rzeczywistym.
💡 Rozwiązanie w prostych słowach (dla każdego)
Rodzic dzwoni do szkoły. Odbiera go miły, naturalnie brzmiący głos — to agent AI. Pyta o imię dziecka, wiek, klasę, do której chce się zapisać. Na podstawie odpowiedzi automatycznie przypisuje dziecko do odpowiedniej grupy i proponuje dostępne terminy spotkania informacyjnego. Rodzic wybiera termin, potwierdza i rozłącza się — cały proces zajmuje 3–4 minuty. Agent sam wpisuje dane do systemu, sam rezerwuje miejsce w grafiku i sam wysyła SMS z potwierdzeniem. W wyznaczonym dniu do szkoły przychodzi cała grupa rodziców zainteresowanych tą samą klasą — co jest też wygodniejsze dla szkoły, bo jedno spotkanie obsługuje kilkanaście rodzin jednocześnie. Działa to 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu — nawet gdy szkoła jest zamknięta.
Jak Działa Proces — Krok po Kroku
Rodzic dzwoni
Połączenie trafia do agenta AI (ElevenLabs)
Rozmowa AI
Agent zbiera dane: dziecko, wiek, klasa, preferencje
Klasyfikacja LLM
Lokalny model AI przypisuje do odpowiedniej grupy/klasy
Rezerwacja terminu
Agent proponuje wolne terminy grupowych spotkań
Potwierdzenie
SMS + e-mail z datą, godziną i adresem szkoły
Grupowe spotkanie
Rodzice tej samej klasy spotykają się razem — efektywnie
Rozwiązanie DataOne
DataOne zaprojektowało i wdrożyło kompletny system głosowej rekrutacji oparty na ElevenLabs Conversational AI — platformie umożliwiającej tworzenie naturalnie brzmiących agentów głosowych. Agent prowadzi rozmowę w języku polskim z intonacją i tempem zbliżonym do ludzkiego konsultanta, co eliminuje dyskomfort rodziców związany z rozmową z automatem.
Mózgiem systemu jest lokalny model LLM uruchomiony na dedykowanym VPS, który przetwarza zebrane podczas rozmowy dane i dokonuje klasyfikacji dziecka do odpowiedniej klasy lub profilu. Model jest wytrenowany na specyfice danej sieci szkół — zna profile klas, wymagania wiekowe, dostępne miejsca i zasady rekrutacji każdej z 80 placówek.
N8N pełni rolę orkiestratora całego procesu: odbiera dane z ElevenLabs po zakończeniu rozmowy, przekazuje je do modelu LLM do klasyfikacji, rezerwuje termin w kalendarzu szkoły, aktualizuje bazę kandydatów i wysyła potwierdzenie SMS/e-mail do rodzica. Wszystkie dane przechowywane są na lokalnym VPS, bez wysyłania danych osobowych dzieci do zewnętrznych chmur.
Kluczową innowacją jest model grupowych dni rekrutacyjnych: zamiast umawiać każdego rodzica na indywidualną wizytę, system grupuje kandydatów do tej samej klasy i zaprasza ich na wspólne spotkanie informacyjne. Jedno spotkanie obsługuje 10–15 rodzin, co drastycznie redukuje czas pracy nauczycieli i dyrektorów zaangażowanych w rekrutację.
Kluczowe etapy wdrożenia:
1. Mapowanie procesu rekrutacji dla 80 szkół — profile klas, kryteria klasyfikacji, harmonogramy.
2. Konfiguracja agenta ElevenLabs — skrypty rozmów, scenariusze odpowiedzi, obsługa wyjątków.
3. Wdrożenie lokalnego LLM na VPS — fine-tuning na danych rekrutacyjnych sieci szkół.
4. Budowa pipeline N8N — integracja ElevenLabs → LLM → Kalendarz → SMS/E-mail.
5. Testy pilotażowe na 5 szkołach — kalibracja głosu, poprawa scenariuszy, testy obciążeniowe.
6. Rollout na 80 szkół — stopniowe uruchamianie z monitoringiem jakości rozmów.
Twarde Dane: Ekonomiczny Zwrot z Inwestycji (ROI)
Eliminacja recepcjonistów do rekrutacji: 80 szkół × 1 osoba × 4 tygodnie rekrutacji × 3 000 zł/mies. = 240 000 zł oszczędności rocznie tylko w kosztach pracy.
Dostępność: z 8–16 pon–pt do 24/7/365 — rodzice mogą dzwonić wieczorami i w weekendy, co zwiększa liczbę pozyskanych kandydatów.
Czas obsługi jednego zgłoszenia: z 15–20 minut (rozmowa + wpisanie do grafiku) do 3–4 minut (automatyczna rozmowa + auto-rezerwacja).
Efektywność spotkań: grupowe dni rekrutacyjne redukują czas dyrektora o 70% w porównaniu do indywidualnych wizyt.
Zwrot z inwestycji (ROI): pełen zwrot w ciągu pierwszego sezonu rekrutacyjnego.
Porównanie: Przed i Po Wdrożeniu
| Obszar optymalizacji | Stan przed wdrożeniem | Stan po wdrożeniu | Wynik / Zmiana |
|---|---|---|---|
| Obsługa telefonów rekrutacyjnych | 80 recepcjonistów (1/szkołę) | 1 agent AI (dla wszystkich) | -100% etatów do rekrutacji |
| Godziny dostępności | 8:00–16:00 pon–pt | 24/7/365 | +300% dostępności |
| Czas obsługi jednego zgłoszenia | 15–20 minut | 3–4 minuty | -80% czasu |
| Czas dyrektora na spotkania | ~40h/sezon (ind. wizyty) | ~12h/sezon (grupowe dni) | -70% czasu |
| Błędy w rezerwacjach terminów | ~5% (podwójne rezerwacje) | 0% | 100% eliminacja |
| Koszt rekrutacji (80 szkół) | ~240 000 zł/rok | ~18 000 zł/rok (utrzymanie) | -92% kosztów |
Architektura i Stos Technologiczny
Poniżej prezentujemy technologie, modele AI oraz narzędzia integracyjne wykorzystane do zbudowania systemu głosowej rekrutacji. Architektura opiera się na lokalnym VPS z modelem LLM, co gwarantuje pełną prywatność danych osobowych dzieci i rodziców.
🤖 ElevenLabs Conversational AI
Platforma do tworzenia naturalnie brzmiących agentów głosowych. Zapewnia konwersację w języku polskim z ludzką intonacją, tempem i reakcją na przerwy w rozmowie. Agent rozumie kontekst rozmowy i dostosowuje pytania do udzielanych odpowiedzi. Latencja odpowiedzi: <800ms.
🤖 Lokalny LLM (Ollama / Mistral)
Model językowy uruchomiony na lokalnym VPS, odpowiedzialny za klasyfikację dziecka do odpowiedniej klasy lub profilu na podstawie danych zebranych podczas rozmowy. Przetwarza wiek, preferencje i dostępność miejsc — bez wysyłania danych do zewnętrznych API.
⚙️ N8N (Workflow Orchestration)
Centralny orkiestrator procesu rekrutacyjnego. Po zakończeniu rozmowy przez ElevenLabs, N8N odbiera dane, przekazuje do LLM, rezerwuje termin w kalendarzu, aktualizuje bazę kandydatów i wysyła potwierdzenia. Każdy krok jest logowany i audytowalny.
⚙️ VPS (Dedykowany Serwer Wirtualny)
Cały system działa na dedykowanym VPS zlokalizowanym w Polsce (zgodność z RODO). Serwer hostuje lokalny LLM, bazę danych kandydatów, N8N i system kalendarzy. Dane osobowe dzieci i rodziców nigdy nie opuszczają polskiej infrastruktury.
⚙️ System Kalendarzy (Grupowe Terminy)
Moduł zarządzania terminami grupowych spotkań rekrutacyjnych. Automatycznie tworzy "sloty" dla grup kandydatów do tej samej klasy, zarządza dostępnością sal i informuje dyrektora o zaplanowanych spotkaniach. Integracja z Google Calendar lub Outlook.
⚙️ SMS Gateway + SMTP
Automatyczne potwierdzenia dla rodziców po zakończeniu rozmowy: SMS z datą, godziną i adresem szkoły oraz e-mail z pełnymi informacjami o spotkaniu. System wysyła też przypomnienia 24h przed terminem, redukując liczbę nieobecności.
⚙️ PostgreSQL (Baza Kandydatów)
Centralna baza danych przechowująca informacje o wszystkich kandydatach ze wszystkich 80 szkół. Umożliwia zarządowi sieci monitorowanie postępów rekrutacji w czasie rzeczywistym: ile zgłoszeń, ile potwierdzeń, ile wolnych miejsc w każdej placówce.
⚙️ Docker + Portainer
Konteneryzacja całego środowiska na VPS zapewnia izolację komponentów, łatwe aktualizacje i monitoring. Portainer umożliwia zarządzanie wszystkimi usługami (LLM, N8N, baza danych) przez graficzny interfejs.
🤖 Nomic Embed (Embeddings)
Model embeddingowy umożliwiający semantyczne dopasowanie profilu dziecka do odpowiedniej klasy. Rozumie synonimy i różne sposoby opisania tych samych preferencji edukacyjnych, co zwiększa trafność klasyfikacji.
⚙️ Cloudflare (Ochrona VPS)
Ochrona VPS przed atakami DDoS i nieautoryzowanym dostępem. Cloudflare Zero Trust zapewnia, że panel administracyjny systemu dostępny jest wyłącznie dla autoryzowanych administratorów sieci szkół.
Bezpieczeństwo Danych i Zgodność z RODO
🔒 Dane dzieci wyłącznie na polskim VPS
Dane osobowe dzieci i rodziców (imię, wiek, dane kontaktowe) przechowywane są wyłącznie na serwerze VPS zlokalizowanym w Polsce. Żadne dane nie są wysyłane do serwerów ElevenLabs ani innych zewnętrznych dostawców w formie umożliwiającej identyfikację.
🛡️ Lokalny LLM — klasyfikacja bez chmury
Klasyfikacja dziecka do klasy odbywa się na lokalnym modelu LLM na VPS. Dane o dziecku nie są wysyłane do OpenAI, Google ani żadnego zewnętrznego API — pełna prywatność danych rekrutacyjnych.
🎙️ Nagrania rozmów — polityka retencji
Nagrania rozmów z agentem przechowywane są przez 30 dni wyłącznie w celu kontroli jakości, a następnie automatycznie usuwane. Rodzice są informowani o nagrywaniu na początku rozmowy, zgodnie z wymogami RODO art. 13.
🔑 Zgoda na przetwarzanie danych (RODO)
Agent głosowy na początku rozmowy informuje rodzica o przetwarzaniu danych osobowych i zbiera zgodę głosową (rejestrowaną). System automatycznie dokumentuje udzielone zgody z datą, godziną i numerem telefonu.
🌐 Szyfrowanie TLS 1.3
Cała komunikacja między ElevenLabs, VPS i systemem kalendarzy jest szyfrowana protokołem TLS 1.3. Dane rodziców przesyłane przez SMS są chronione przez szyfrowanie operatora telekomunikacyjnego.
📋 Zgodność z RODO — dane dzieci
System spełnia wymogi RODO art. 8 (zgoda dotycząca dzieci), art. 13 (informacja przy zbieraniu danych) i art. 17 (prawo do usunięcia). Dane rekrutacyjne usuwane są automatycznie po zakończeniu procesu rekrutacji lub na żądanie rodzica.
✅ RODO Compliant — Dane osobowe dzieci przetwarzane wyłącznie na polskim VPS, z pełną dokumentacją zgód
Środowisko Uruchomieniowe
System działa na dedykowanym VPS zlokalizowanym w polskim data center. Architektura hybrydowa: ElevenLabs obsługuje warstwę głosową (chmura), natomiast klasyfikacja AI, baza danych i logika biznesowa działają lokalnie na VPS (on-premise). Dane osobowe nigdy nie opuszczają polskiej infrastruktury.
☁️ Hybrid (VPS Polska + ElevenLabs Cloud)
Procesor (CPU)
AMD EPYC 7003
8 vCPU, 3.5 GHz
Pamięć RAM
32 GB DDR4
Wystarczające dla LLM Q4
Dysk / Storage
500 GB NVMe SSD
Szybki I/O dla bazy danych
Akcelerator (GPU)
Brak GPU
LLM na CPU (Q4_K_M)
System operacyjny
Ubuntu 24.04 LTS
Docker + Portainer
Lokalizacja
Polska (DC Warsaw)
Cloudflare + FortiClient
ℹ️ Architektura hybrydowa: ElevenLabs obsługuje syntezę mowy i rozpoznawanie głosu w chmurze (dane audio, bez PII). Klasyfikacja, baza kandydatów i logika rekrutacyjna działają na polskim VPS — dane osobowe dzieci i rodziców nigdy nie opuszczają Polski.
Zautomatyzuj rekrutację w swojej placówce lub sieci szkół
Voice Agent AI to rozwiązanie, które działa 24/7, nigdy się nie myli w rezerwacjach i obsługuje jednocześnie setki telefonów. Umów się na bezpłatną konsultację z inżynierami DataOne.
Porozmawiaj z Ekspertem DataOne