--- title: Automatyzacja Wniosków Urlopowych w Company Group date: 2026-06-07T09:44:59Z modified: 2026-06-15T18:04:06Z permalink: "https://dataone.pl/automatyzacja-wnioskow-urlopowych/" type: post status: publish excerpt: "Case study Dataone: automatyzacja wniosków urlopowych skróciła obsługę HR, uporządkowała akceptacje i ograniczyła ręczną pracę." wpid: 12356 categories: - AI Projekty featured_image: "https://dataone.pl/wp-content/uploads/2026/06/urlopy_company_group_v2.png" timestamp: 2026-06-15T18:04:06Z tags: - AI Projekty --- HR + ERP + AI Agent + Automatyzacja Automatyzacja Wniosków Urlopowych w Company Group Odoo 17 On-Premise + Lokalny LLM + Agent AI dla Company Group: 150 pracowników i 5 spółek Branża / Klient Holding — 5 spółek, 5 działów, 150 pracowników Czas wdrożenia 4–6 tygodni Kluczowy wynik Wniosek: 2 dni → 15 minut Technologie Odoo 17 · LLM Lokalny · SMTP · Cloudflare ❮ ❯ Historia sukcesu: Dlaczego zmiana była konieczna? „Wyobraź sobie holding złożony z pięciu spółek, pięciu działów i 150 pracowników. Każdy pracownik chce wziąć urlop. Brzmi prosto — ale w praktyce to był koszmar. Wniosek urlopowy zaczynał wędrówkę przez maile: pracownik pisał do bezpośredniego przełożonego, przełożony przekazywał do HR, HR sprawdzał w Excelu dostępny limit, potem wracał do przełożonego po podpis, a na końcu informował pracownika. Cały proces trwał od jednego do dwóch dni roboczych. Przy 150 osobach i kilku spółkach, każda z własną polityką urlopową, dział HR spędzał na obsłudze wniosków kilkanaście godzin tygodniowo. Dochodziły do tego błędy: pomylone limity, zapomniane powiadomienia, urlopy wpisywane z opóźnieniem. Zarząd nie miał też żadnego narzędzia do szybkiego sprawdzenia, kto jest dziś w pracy, ile osób jest na urlopie i czy dany dział ma wystarczające pokrycie kadrowe. Potrzebowaliśmy systemu, który obsłuży cały ten proces automatycznie — i da pracownikom możliwość zadania pytania w naturalnym języku, bez szukania w tabelkach.” Wyzwanie Biznesowe Holding złożony z pięciu odrębnych spółek prawnych i pięciu działów funkcjonalnych stał przed wyzwaniem ujednolicenia procesu zarządzania urlopami. Każda spółka miała własne zasady, własne limity urlopowe i własnych menedżerów akceptujących. Brak centralnego systemu oznaczał, że dział HR operował na rozproszonych arkuszach Excel, a komunikacja odbywała się wyłącznie przez e-mail. Pracownicy nie wiedzieli, ile urlopu im pozostało, bez dzwonienia do HR. Menedżerowie nie mieli wglądu w kalendarz nieobecności swojego zespołu w czasie rzeczywistym. Zarząd nie mógł w ciągu kilku sekund odpowiedzieć na pytanie: „Ile osób jest dziś w firmie?” — co utrudniało planowanie operacyjne. Dodatkowym problemem było ryzyko naruszenia RODO przy przesyłaniu danych kadrowych przez nieszyfrowane kanały e-mail. 💡 Rozwiązanie w prostych słowach (dla każdego) Wyobraź sobie, że chcesz wziąć urlop. Zamiast pisać maila do szefa, czekać na odpowiedź, potem czekać na potwierdzenie z HR — po prostu wchodzisz do systemu, klikasz „Wniosek urlopowy”, wybierasz daty i klikasz „Wyślij”. System sam sprawdza, czy masz dostępne dni, sam wysyła powiadomienie do Twojego menedżera, a menedżer jednym kliknięciem akceptuje lub odrzuca. Cały proces zajmuje 15 minut zamiast 2 dni. A jeśli chcesz wiedzieć, ile dni urlopu Ci zostało — po prostu pytasz chatbota: „Ile mam jeszcze urlopu?” i dostajesz odpowiedź w 3 sekundy. Chatbot zna dane z systemu na żywo, więc zawsze odpowiada aktualną informacją. Działa jak niewidzialny asystent HR, dostępny 24/7, który nigdy nie popełnia błędów w obliczeniach. Rozwiązanie DataOne DataOne zaprojektowało i wdrożyło kompleksowy system zarządzania urlopami oparty na platformie Odoo 17 zainstalowanej on-premise na serwerach klienta. System obsługuje pięć odrębnych spółek w ramach jednej instancji, z pełną separacją danych i uprawnień między podmiotami. Każda spółka ma własną strukturę działów, własne limity urlopowe i własną ścieżkę akceptacji. Kluczowym elementem wyróżniającym to wdrożenie jest Agent AI zbudowany na lokalnym modelu LLM (Ollama), który działa jako inteligentny asystent urlopowy. Pracownicy mogą zadawać pytania w naturalnym języku: „Kto jest dziś na urlopie?”, „Ile dni urlopu wybrał Piotr Kowalski w tym roku?”, „Jakie urlopy są zaplanowane w przyszłym miesiącu?”. Agent pobiera dane bezpośrednio z Odoo przez API i odpowiada w czasie rzeczywistym — bez konieczności generowania raportów czy przeszukiwania tabel. System automatyzacji oparty na N8N obsługuje cały przepływ wniosków: od złożenia przez pracownika, przez powiadomienie menedżera (SMTP), akceptację lub odrzucenie, aż po automatyczne zaktualizowanie salda urlopowego i powiadomienie pracownika o decyzji. Całość jest wystawiona przez Cloudflare Tunnel z ochroną Zero Trust i zabezpieczona FortiClient VPN dla dostępu administracyjnego. Kluczowe etapy wdrożenia: 1. Analiza struktury holdingu — mapowanie 5 spółek, działów, hierarchii menedżerskich i polityk urlopowych. 2. Konfiguracja Odoo 17 z modułem Time Off — wdrożenie wielospółkowe z separacją danych. 3. Budowa agenta AI na Ollama — integracja z API Odoo, projektowanie promptów, testy dokładności odpowiedzi. 4. Konfiguracja N8N — automatyzacja przepływu wniosków, powiadomień SMTP i aktualizacji sald. 5. Zabezpieczenie infrastruktury — Cloudflare Zero Trust, FortiClient VPN, szyfrowanie TLS 1.3. 6. Szkolenie użytkowników i uruchomienie produkcyjne z monitoringiem przez Portainer. Twarde Dane: Ekonomiczny Zwrot z Inwestycji (ROI) Czas obsługi jednego wniosku: z 2 dni roboczych do 15 minut — redukcja o 98%. Czas pracy HR na obsługę urlopów: z ~12h/tydzień do ~1h/tydzień — oszczędność 11h tygodniowo. Przy stawce 60 zł/h = 2 640 zł/miesiąc oszczędności tylko w dziale HR. Błędy w obliczaniu sald urlopowych: z ~5–8 błędów miesięcznie do 0 — eliminacja sporów i korekt. Czas odpowiedzi na pytanie „kto jest dziś w pracy”: z 15–30 minut (telefony, maile) do 3 sekund (chatbot AI). Zwrot z inwestycji (ROI): pełen zwrot w ciągu 3–4 miesięcy od wdrożenia. Porównanie: Przed i Po Wdrożeniu Obszar optymalizacji Stan przed wdrożeniem Stan po wdrożeniu Wynik / Zmiana Czas obsługi wniosku urlopowego1–2 dni robocze~15 minut-98% czasu Czas HR na obsługę urlopów~12h/tydzień~1h/tydzień-92% czasu Błędy w saldach urlopowych5–8 błędów/miesiąc0 błędów100% eliminacja Dostęp do informacji „kto jest dziś”15–30 min (telefony)3 sekundy (chatbot)-99% czasu Widoczność urlopów w holdinguBrak (5 oddzielnych Exceli)Jeden dashboard, 5 spółekPełna widoczność Bezpieczeństwo danych kadrowychNiezaszyfrowane maileTLS 1.3 + FortiClient VPN100% zgodność RODO Architektura i Stos Technologiczny Poniżej prezentujemy technologie, modele AI oraz narzędzia integracyjne wykorzystane do zbudowania tego rozwiązania. System został zaprojektowany z myślą o maksymalnym bezpieczeństwie, skalowalności i wydajności w środowisku wielospółkowym. ⚙️ Odoo 17 (Time Off Module) Zaawansowana platforma ERP klasy enterprise z dedykowanym modułem zarządzania urlopami. Obsługuje wiele spółek w ramach jednej instancji z pełną separacją danych, uprawnień i polityk urlopowych. Zapewnia intuicyjny interfejs dla pracowników, menedżerów i działu HR. 🤖 Ollama (Lokalny LLM) Silnik uruchamiający lokalne modele językowe na serwerach klienta. Zapewnia 100% prywatności danych kadrowych — żadne informacje o pracownikach nie są wysyłane do zewnętrznych API. Obsługuje zapytania agenta AI w czasie rzeczywistym z latencją poniżej 2 sekund. 🤖 Mistral 7B / Llama 3 (Model LLM) Lokalny model językowy odpowiadający za rozumienie pytań pracowników w języku naturalnym i generowanie odpowiedzi na podstawie danych z Odoo. Zoptymalizowany pod pytania kadrowe: salda urlopowe, kalendarze nieobecności, statystyki działów. 🤖 Agent AI (Odoo API Integration) Inteligentny agent zbudowany na lokalnym LLM, zintegrowany z REST API Odoo. Pobiera dane w czasie rzeczywistym: kto jest na urlopie, ile dni pozostało pracownikowi, jakie urlopy są zaplanowane. Odpowiada na pytania w języku polskim z dokładnością powyżej 97%. ⚙️ N8N (Workflow Automation) Silnik automatyzacji procesów obsługujący cały przepływ wniosku urlopowego: złożenie → powiadomienie menedżera → akceptacja/odrzucenie → aktualizacja salda → powiadomienie pracownika. Każdy krok jest logowany i audytowalny. ⚙️ SMTP (Powiadomienia E-mail) Serwer poczty wychodzącej zintegrowany z Odoo i N8N. Automatycznie wysyła powiadomienia do menedżerów o nowych wnioskach, do pracowników o decyzjach oraz raporty tygodniowe do działu HR. Wszystkie wiadomości są szyfrowane TLS. ⚙️ Docker + Portainer Konteneryzacja całego środowiska zapewnia izolację, łatwe aktualizacje i monitoring. Portainer umożliwia zarządzanie wszystkimi komponentami (Odoo, Ollama, N8N, PostgreSQL) przez graficzny interfejs bez konieczności znajomości wiersza poleceń. ⚙️ Cloudflare Tunnel (Zero Trust) Bezpieczne wystawienie aplikacji do internetu bez otwierania portów na firewallu. Cloudflare Zero Trust weryfikuje każde żądanie dostępu — tylko autoryzowani użytkownicy z właściwego zakresu IP mogą korzystać z systemu. ⚙️ FortiClient VPN Szyfrowany tunel VPN dla dostępu administracyjnego i zdalnej pracy. Zapewnia, że dane kadrowe przesyłane między urządzeniami pracowników a serwerem są w pełni zaszyfrowane i niedostępne dla osób trzecich. ⚙️ PostgreSQL Wydajna relacyjna baza danych przechowująca wszystkie dane kadrowe: salda urlopowe, historię wniosków, dane pracowników i strukturę organizacyjną holdingu. Obsługuje zaawansowane zapytania analityczne dla raportów zarządczych. ⚙️ Nomic Embed Text (Embeddings) Model embeddingowy umożliwiający semantyczne wyszukiwanie w bazie wiedzy HR. Pozwala agentowi AI rozumieć pytania zadane różnymi słowami (np. „wolne” = „urlop” = „nieobecność”) i zwracać trafne odpowiedzi. ⚙️ Ubuntu 24.04 LTS + Supabase Stabilny system operacyjny klasy enterprise jako podstawa całej infrastruktury. Supabase dostarcza dodatkową warstwę API i autoryzacji dla chatbota urlopowego, umożliwiając bezpieczne sesje użytkowników. Bezpieczeństwo Danych i Zgodność z RODO 🔒 Szyfrowanie TLS 1.3 Cała komunikacja między urządzeniami pracowników a serwerem jest szyfrowana protokołem TLS 1.3. Dane kadrowe (salda urlopowe, dane osobowe) nie mogą zostać przechwycone w sieci. 🛡️ FortiClient VPN — dostęp administracyjny Dostęp do panelu administracyjnego Odoo i serwerów możliwy wyłącznie przez szyfrowany tunel FortiClient VPN. Każde urządzenie jest weryfikowane certyfikatem przed przyznaniem dostępu. 🏠 Dane kadrowe wyłącznie On-Premise Wszystkie dane pracowników, salda urlopowe i historia wniosków przechowywane są wyłącznie na serwerach fizycznych klienta. Żadne dane kadrowe nie opuszczają infrastruktury holdingu. 🤖 Lokalny LLM — dane nie wychodzą do chmury Agent AI działa na lokalnym modelu LLM (Ollama). Pytania pracowników i dane kadrowe nigdy nie są wysyłane do zewnętrznych API (OpenAI, Google itp.) — pełna prywatność danych HR. 🔑 Separacja danych między spółkami (RBAC) Każda z 5 spółek ma całkowicie odseparowane dane. Pracownik spółki A nie ma dostępu do danych spółki B. System ról (RBAC) uniemożliwia nieuprawniony wgląd w dane kadrowe innych podmiotów. 📋 Zgodność z RODO — dane kadrowe System spełnia wymogi RODO art. 5 (minimalizacja danych), art. 25 (privacy by design) i art. 32 (bezpieczeństwo przetwarzania). Dane kadrowe przetwarzane są wyłącznie w celu realizacji stosunku pracy, z pełnym rejestrem czynności przetwarzania (RCP). ✅ RODO Compliant — Dane kadrowe przetwarzane wyłącznie On-Premise, na serwerach klienta w UE Środowisko Uruchomieniowe Poniżej przedstawiamy szczegółową specyfikację sprzętową i infrastrukturalną, na której działa to rozwiązanie. System jest wdrożony on-premise na serwerach klienta, co zapewnia pełną kontrolę nad danymi kadrowymi i niezależność od zewnętrznych dostawców chmury. 🖥️ On-Premise (Serwer Klienta — Holding) 🖥️ Procesor (CPU) Intel Xeon E-2388G 8 rdzeni / 16 wątków, 3.2 GHz 💾 Pamięć RAM 64 GB DDR4 ECC Pamięć z korekcją błędów 💿 Dysk / Storage 2× 960 GB SSD RAID 1 — redundancja danych ⚡ Akcelerator (GPU) Brak GPU LLM na CPU (Mistral 7B Q4) 🐧 System operacyjny Ubuntu 24.04 LTS Docker + Portainer 🌐 Sieć / Dostęp Cloudflare Tunnel FortiClient VPN (admin) ℹ️ Uwaga: System działa w 100% lokalnie na serwerach holdingu. Model LLM uruchomiony jest na CPU (kwantyzacja Q4\_K\_M), co eliminuje potrzebę kosztownej karty GPU przy zachowaniu akceptowalnej latencji odpowiedzi (<3s dla pytań kadrowych). Zautomatyzuj procesy HR w swojej firmie Powyższe case study to jeden z przykładów tego, co potrafimy. Umów się na bezpłatną konsultację technologiczną z inżynierami DataOne. Przeanalizujemy Twoje procesy HR i zaproponujemy dedykowane rozwiązanie AI, które wygeneruje realny zysk. Rozpocznij Transformację z DataOne