Zaczynamy?
Dataone Business Solutions Sp. z o. o.
Aleje Jerozolimskie 25/21,
00-508 Warszawa
NIP: 1133049655
zbyszek@dataone.pl
+48 515 453 151
HR + ERP + AI Agent + Automatyzacja
Automatyzacja Wniosków Urlopowych w Company Group
Odoo 17 On-Premise + Lokalny LLM + Agent AI dla Company Group: 150 pracowników i 5 spółek
Historia sukcesu: Dlaczego zmiana była konieczna?
"Wyobraź sobie holding złożony z pięciu spółek, pięciu działów i 150 pracowników. Każdy pracownik chce wziąć urlop. Brzmi prosto — ale w praktyce to był koszmar. Wniosek urlopowy zaczynał wędrówkę przez maile: pracownik pisał do bezpośredniego przełożonego, przełożony przekazywał do HR, HR sprawdzał w Excelu dostępny limit, potem wracał do przełożonego po podpis, a na końcu informował pracownika. Cały proces trwał od jednego do dwóch dni roboczych. Przy 150 osobach i kilku spółkach, każda z własną polityką urlopową, dział HR spędzał na obsłudze wniosków kilkanaście godzin tygodniowo. Dochodziły do tego błędy: pomylone limity, zapomniane powiadomienia, urlopy wpisywane z opóźnieniem. Zarząd nie miał też żadnego narzędzia do szybkiego sprawdzenia, kto jest dziś w pracy, ile osób jest na urlopie i czy dany dział ma wystarczające pokrycie kadrowe. Potrzebowaliśmy systemu, który obsłuży cały ten proces automatycznie — i da pracownikom możliwość zadania pytania w naturalnym języku, bez szukania w tabelkach."
Wyzwanie Biznesowe
Holding złożony z pięciu odrębnych spółek prawnych i pięciu działów funkcjonalnych stał przed wyzwaniem ujednolicenia procesu zarządzania urlopami. Każda spółka miała własne zasady, własne limity urlopowe i własnych menedżerów akceptujących. Brak centralnego systemu oznaczał, że dział HR operował na rozproszonych arkuszach Excel, a komunikacja odbywała się wyłącznie przez e-mail. Pracownicy nie wiedzieli, ile urlopu im pozostało, bez dzwonienia do HR. Menedżerowie nie mieli wglądu w kalendarz nieobecności swojego zespołu w czasie rzeczywistym. Zarząd nie mógł w ciągu kilku sekund odpowiedzieć na pytanie: "Ile osób jest dziś w firmie?" — co utrudniało planowanie operacyjne. Dodatkowym problemem było ryzyko naruszenia RODO przy przesyłaniu danych kadrowych przez nieszyfrowane kanały e-mail.
💡 Rozwiązanie w prostych słowach (dla każdego)
Wyobraź sobie, że chcesz wziąć urlop. Zamiast pisać maila do szefa, czekać na odpowiedź, potem czekać na potwierdzenie z HR — po prostu wchodzisz do systemu, klikasz "Wniosek urlopowy", wybierasz daty i klikasz "Wyślij". System sam sprawdza, czy masz dostępne dni, sam wysyła powiadomienie do Twojego menedżera, a menedżer jednym kliknięciem akceptuje lub odrzuca. Cały proces zajmuje 15 minut zamiast 2 dni. A jeśli chcesz wiedzieć, ile dni urlopu Ci zostało — po prostu pytasz chatbota: "Ile mam jeszcze urlopu?" i dostajesz odpowiedź w 3 sekundy. Chatbot zna dane z systemu na żywo, więc zawsze odpowiada aktualną informacją. Działa jak niewidzialny asystent HR, dostępny 24/7, który nigdy nie popełnia błędów w obliczeniach.
Rozwiązanie DataOne
DataOne zaprojektowało i wdrożyło kompleksowy system zarządzania urlopami oparty na platformie Odoo 17 zainstalowanej on-premise na serwerach klienta. System obsługuje pięć odrębnych spółek w ramach jednej instancji, z pełną separacją danych i uprawnień między podmiotami. Każda spółka ma własną strukturę działów, własne limity urlopowe i własną ścieżkę akceptacji.
Kluczowym elementem wyróżniającym to wdrożenie jest Agent AI zbudowany na lokalnym modelu LLM (Ollama), który działa jako inteligentny asystent urlopowy. Pracownicy mogą zadawać pytania w naturalnym języku: "Kto jest dziś na urlopie?", "Ile dni urlopu wybrał Piotr Kowalski w tym roku?", "Jakie urlopy są zaplanowane w przyszłym miesiącu?". Agent pobiera dane bezpośrednio z Odoo przez API i odpowiada w czasie rzeczywistym — bez konieczności generowania raportów czy przeszukiwania tabel.
System automatyzacji oparty na N8N obsługuje cały przepływ wniosków: od złożenia przez pracownika, przez powiadomienie menedżera (SMTP), akceptację lub odrzucenie, aż po automatyczne zaktualizowanie salda urlopowego i powiadomienie pracownika o decyzji. Całość jest wystawiona przez Cloudflare Tunnel z ochroną Zero Trust i zabezpieczona FortiClient VPN dla dostępu administracyjnego.
Kluczowe etapy wdrożenia:
1. Analiza struktury holdingu — mapowanie 5 spółek, działów, hierarchii menedżerskich i polityk urlopowych.
2. Konfiguracja Odoo 17 z modułem Time Off — wdrożenie wielospółkowe z separacją danych.
3. Budowa agenta AI na Ollama — integracja z API Odoo, projektowanie promptów, testy dokładności odpowiedzi.
4. Konfiguracja N8N — automatyzacja przepływu wniosków, powiadomień SMTP i aktualizacji sald.
5. Zabezpieczenie infrastruktury — Cloudflare Zero Trust, FortiClient VPN, szyfrowanie TLS 1.3.
6. Szkolenie użytkowników i uruchomienie produkcyjne z monitoringiem przez Portainer.
Twarde Dane: Ekonomiczny Zwrot z Inwestycji (ROI)
Czas obsługi jednego wniosku: z 2 dni roboczych do 15 minut — redukcja o 98%.
Czas pracy HR na obsługę urlopów: z ~12h/tydzień do ~1h/tydzień — oszczędność 11h tygodniowo. Przy stawce 60 zł/h = 2 640 zł/miesiąc oszczędności tylko w dziale HR.
Błędy w obliczaniu sald urlopowych: z ~5–8 błędów miesięcznie do 0 — eliminacja sporów i korekt.
Czas odpowiedzi na pytanie "kto jest dziś w pracy": z 15–30 minut (telefony, maile) do 3 sekund (chatbot AI).
Zwrot z inwestycji (ROI): pełen zwrot w ciągu 3–4 miesięcy od wdrożenia.
Porównanie: Przed i Po Wdrożeniu
| Obszar optymalizacji | Stan przed wdrożeniem | Stan po wdrożeniu | Wynik / Zmiana |
|---|---|---|---|
| Czas obsługi wniosku urlopowego | 1–2 dni robocze | ~15 minut | -98% czasu |
| Czas HR na obsługę urlopów | ~12h/tydzień | ~1h/tydzień | -92% czasu |
| Błędy w saldach urlopowych | 5–8 błędów/miesiąc | 0 błędów | 100% eliminacja |
| Dostęp do informacji "kto jest dziś" | 15–30 min (telefony) | 3 sekundy (chatbot) | -99% czasu |
| Widoczność urlopów w holdingu | Brak (5 oddzielnych Exceli) | Jeden dashboard, 5 spółek | Pełna widoczność |
| Bezpieczeństwo danych kadrowych | Niezaszyfrowane maile | TLS 1.3 + FortiClient VPN | 100% zgodność RODO |
Architektura i Stos Technologiczny
Poniżej prezentujemy technologie, modele AI oraz narzędzia integracyjne wykorzystane do zbudowania tego rozwiązania. System został zaprojektowany z myślą o maksymalnym bezpieczeństwie, skalowalności i wydajności w środowisku wielospółkowym.
⚙️ Odoo 17 (Time Off Module)
Zaawansowana platforma ERP klasy enterprise z dedykowanym modułem zarządzania urlopami. Obsługuje wiele spółek w ramach jednej instancji z pełną separacją danych, uprawnień i polityk urlopowych. Zapewnia intuicyjny interfejs dla pracowników, menedżerów i działu HR.
🤖 Ollama (Lokalny LLM)
Silnik uruchamiający lokalne modele językowe na serwerach klienta. Zapewnia 100% prywatności danych kadrowych — żadne informacje o pracownikach nie są wysyłane do zewnętrznych API. Obsługuje zapytania agenta AI w czasie rzeczywistym z latencją poniżej 2 sekund.
🤖 Mistral 7B / Llama 3 (Model LLM)
Lokalny model językowy odpowiadający za rozumienie pytań pracowników w języku naturalnym i generowanie odpowiedzi na podstawie danych z Odoo. Zoptymalizowany pod pytania kadrowe: salda urlopowe, kalendarze nieobecności, statystyki działów.
🤖 Agent AI (Odoo API Integration)
Inteligentny agent zbudowany na lokalnym LLM, zintegrowany z REST API Odoo. Pobiera dane w czasie rzeczywistym: kto jest na urlopie, ile dni pozostało pracownikowi, jakie urlopy są zaplanowane. Odpowiada na pytania w języku polskim z dokładnością powyżej 97%.
⚙️ N8N (Workflow Automation)
Silnik automatyzacji procesów obsługujący cały przepływ wniosku urlopowego: złożenie → powiadomienie menedżera → akceptacja/odrzucenie → aktualizacja salda → powiadomienie pracownika. Każdy krok jest logowany i audytowalny.
⚙️ SMTP (Powiadomienia E-mail)
Serwer poczty wychodzącej zintegrowany z Odoo i N8N. Automatycznie wysyła powiadomienia do menedżerów o nowych wnioskach, do pracowników o decyzjach oraz raporty tygodniowe do działu HR. Wszystkie wiadomości są szyfrowane TLS.
⚙️ Docker + Portainer
Konteneryzacja całego środowiska zapewnia izolację, łatwe aktualizacje i monitoring. Portainer umożliwia zarządzanie wszystkimi komponentami (Odoo, Ollama, N8N, PostgreSQL) przez graficzny interfejs bez konieczności znajomości wiersza poleceń.
⚙️ Cloudflare Tunnel (Zero Trust)
Bezpieczne wystawienie aplikacji do internetu bez otwierania portów na firewallu. Cloudflare Zero Trust weryfikuje każde żądanie dostępu — tylko autoryzowani użytkownicy z właściwego zakresu IP mogą korzystać z systemu.
⚙️ FortiClient VPN
Szyfrowany tunel VPN dla dostępu administracyjnego i zdalnej pracy. Zapewnia, że dane kadrowe przesyłane między urządzeniami pracowników a serwerem są w pełni zaszyfrowane i niedostępne dla osób trzecich.
⚙️ PostgreSQL
Wydajna relacyjna baza danych przechowująca wszystkie dane kadrowe: salda urlopowe, historię wniosków, dane pracowników i strukturę organizacyjną holdingu. Obsługuje zaawansowane zapytania analityczne dla raportów zarządczych.
⚙️ Nomic Embed Text (Embeddings)
Model embeddingowy umożliwiający semantyczne wyszukiwanie w bazie wiedzy HR. Pozwala agentowi AI rozumieć pytania zadane różnymi słowami (np. "wolne" = "urlop" = "nieobecność") i zwracać trafne odpowiedzi.
⚙️ Ubuntu 24.04 LTS + Supabase
Stabilny system operacyjny klasy enterprise jako podstawa całej infrastruktury. Supabase dostarcza dodatkową warstwę API i autoryzacji dla chatbota urlopowego, umożliwiając bezpieczne sesje użytkowników.
Bezpieczeństwo Danych i Zgodność z RODO
🔒 Szyfrowanie TLS 1.3
Cała komunikacja między urządzeniami pracowników a serwerem jest szyfrowana protokołem TLS 1.3. Dane kadrowe (salda urlopowe, dane osobowe) nie mogą zostać przechwycone w sieci.
🛡️ FortiClient VPN — dostęp administracyjny
Dostęp do panelu administracyjnego Odoo i serwerów możliwy wyłącznie przez szyfrowany tunel FortiClient VPN. Każde urządzenie jest weryfikowane certyfikatem przed przyznaniem dostępu.
🏠 Dane kadrowe wyłącznie On-Premise
Wszystkie dane pracowników, salda urlopowe i historia wniosków przechowywane są wyłącznie na serwerach fizycznych klienta. Żadne dane kadrowe nie opuszczają infrastruktury holdingu.
🤖 Lokalny LLM — dane nie wychodzą do chmury
Agent AI działa na lokalnym modelu LLM (Ollama). Pytania pracowników i dane kadrowe nigdy nie są wysyłane do zewnętrznych API (OpenAI, Google itp.) — pełna prywatność danych HR.
🔑 Separacja danych między spółkami (RBAC)
Każda z 5 spółek ma całkowicie odseparowane dane. Pracownik spółki A nie ma dostępu do danych spółki B. System ról (RBAC) uniemożliwia nieuprawniony wgląd w dane kadrowe innych podmiotów.
📋 Zgodność z RODO — dane kadrowe
System spełnia wymogi RODO art. 5 (minimalizacja danych), art. 25 (privacy by design) i art. 32 (bezpieczeństwo przetwarzania). Dane kadrowe przetwarzane są wyłącznie w celu realizacji stosunku pracy, z pełnym rejestrem czynności przetwarzania (RCP).
✅ RODO Compliant — Dane kadrowe przetwarzane wyłącznie On-Premise, na serwerach klienta w UE
Środowisko Uruchomieniowe
Poniżej przedstawiamy szczegółową specyfikację sprzętową i infrastrukturalną, na której działa to rozwiązanie. System jest wdrożony on-premise na serwerach klienta, co zapewnia pełną kontrolę nad danymi kadrowymi i niezależność od zewnętrznych dostawców chmury.
🖥️ On-Premise (Serwer Klienta — Holding)
Procesor (CPU)
Intel Xeon E-2388G
8 rdzeni / 16 wątków, 3.2 GHz
Pamięć RAM
64 GB DDR4 ECC
Pamięć z korekcją błędów
Dysk / Storage
2× 960 GB SSD
RAID 1 — redundancja danych
Akcelerator (GPU)
Brak GPU
LLM na CPU (Mistral 7B Q4)
System operacyjny
Ubuntu 24.04 LTS
Docker + Portainer
Sieć / Dostęp
Cloudflare Tunnel
FortiClient VPN (admin)
ℹ️ Uwaga: System działa w 100% lokalnie na serwerach holdingu. Model LLM uruchomiony jest na CPU (kwantyzacja Q4_K_M), co eliminuje potrzebę kosztownej karty GPU przy zachowaniu akceptowalnej latencji odpowiedzi (<3s dla pytań kadrowych).
Zautomatyzuj procesy HR w swojej firmie
Powyższe case study to jeden z przykładów tego, co potrafimy. Umów się na bezpłatną konsultację technologiczną z inżynierami DataOne. Przeanalizujemy Twoje procesy HR i zaproponujemy dedykowane rozwiązanie AI, które wygeneruje realny zysk.
Rozpocznij Transformację z DataOne